Chia sẻ: "Bản mô tả công việc - công cụ quản trị hữu hiệu"

Những vấn đề quản lý!

Hệ thống lương thiếu công bằng, bất hợp lý, chưa trả lương trên cơ sở giá trị công việc mà theo chế độ bằng cấp, thâm niên. Việc đánh giá hoàn thành công việc chỉ dừng lại ở hình thức, theo cách dĩ hoà vi quý, không khuyến khích và thúc đẩy hiệu quả lao động. Cơ cấu tổ chức chồng chéo, các bộ phận chức năng chưa phát huy được vai trò và nhiệm vụ của mình, định biên nhân sự vừa thừa mà lại vừa thiếu.
Những vấn đề bất cập này có thể nhận thấy ở nhiều doanh nghiệp. Các cấp Lãnh đạo cũng nhận ra từ lâu các tồn tại đó nhưng việc khắc phục, đổi mới thực sự là cả một quá trình. Xây dựng Bản mô tả công việc là một trong những cơ sở tiền đề cho quá trình đổi mới đó
Vai trò của Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một công cụ quản trị hữu hiệu. Tất cả các chức danh công việc đều được mô tả một cách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, mục tiêu thực hiện công việc cùng với các điều kiện tối thiểu cần thiết khác. Bản mô tả công việc được sử dụng làm cơ sở để:
Tuyển dụng và giao việc:
Giúp người tuyển dụng biết rõ mình cần nhân viên như thế nào, người nhận việc biết chính xác mình phải làm gì và người quản lý mong đợi gì từ họ. Bản mô tả công việc sẽ là tài liệu quan trọng đính kèm Hợp đồng Lao động. Nó thể hiện sự cam kết cụ thể của hai bên về trách nhiệm, mục tiêu công việc, điều mà hợp đồng lao động chưa làm rõ được.
Đánh giá giá trị công việc và xếp ngạch lương:
Căn cứ vào trách nhiệm và khối lượng công việc, mức độ phức tạp, cường độ, điều kiện và môi trường làm việc v..v. đã được mô tả để đánh giá, so sánh và phân nhóm lao động. Những chức danh có cùng giá trị công việc được xếp vào cùng một nhóm lương. Mọi thay đổi về trách nhiệm, khối lượng công việc đều được cập nhật và đánh giá lại theo đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và khách quan trong việc trả lương.
Đánh giá thực hiện và hoàn thành công việc:
Trên cơ sở các nhiệm vụ và mục tiêu công việc, định kỳ người quản lý và nhân viên sẽ tiến hành thảo luận, đánh giá kết quả thực hiện công việc. Thành tích, khuyết điểm cũng như nguyên nhân chưa hoàn thành đều được hai bên làm rõ. Từ đó, mục tiêu công việc trong kỳ đánh giá kế tiếp và những yếu điểm cần khắc phục, kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần được đào tạo cũng sẽ được hai bên xác định và cam kết thực hiện cụ thể. Kết quả đánh giá này cũng sẽ là cơ sở để xem xét về mức lương và đề bạt cán bộ.
Xây dựng bản mô tả công việc
Phân tích tính hợp lý của cơ cấu tổ chức, phân công lao động
Thông qua hệ thống các Bản mô tả công việc, người quản lý có thể nhận biết vềsự chồng chéo, trùng lắp trong giao việc, khoảng cách giữa năng lực thực tế của người lao động so với yêu cầu của công việc, sự dư thừa và thiết hụt nhân sự đối với từng nhóm chức danh. Từ đó, cùng với các phương pháp phân tích khác,người quản lý có thể điều chỉnh cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, lập kế hoạch đào tạo cho giai đoạn kế tiếp, đáp ứng yêu cầu kinh doanh và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp
Xem thêm tại đây: http://www.macconsult.vn/letter/?id=12

Mình bổ sung thêm xíu

Các nguyên tắc cơ bản trong viết mô tả công việc

1. Mục tiêu công việc

Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: “vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?”. Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận. Ví dụ, đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự có chức năng đề xuất chính sách nhân sự, theo dõi và tư vấn thực hiện chính sách thì mục đích có thể là “Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho công ty thông qua việc thực hiện các chính sách nhân sự phù hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất”

2. Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận. Để thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu. Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ.

Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình. Mô tả “làm cái gì” chứ không mô tả “làm như thế nào”.

Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ rang. Một số bản mô tả công việc cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thể phát sinh khi thực hiện công việc.

Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc. Đây là nhưng tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên như đã đề cập trên đây.

3. Quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó. Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định. Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ.

4. Yêu cầu năng lực

Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế tại công ty. Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ.

Như vậy, để viết một bản mô tả công việc tốt sẽ cần nhiều thông tin hơn so với một danh sách các công việc thường làm của một vị trí. Hệ thống các bản mô tả công việc được xây dựng một cách bài bản chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực trong quản lý nhân sự và quản lý hoạt động của doanh nghiệp